Vom nationalen E-Rechnungssystem bis ins Buchhaltungsportal: Rechnungen werden abgeholt, erfasst, als PDF abgelegt und ohne manuelles Abtippen an die Buchhaltung übergeben.
Umgesetzt für ein Gesundheits- und Handelsunternehmen in Polen
Kostenrechnungen wurden früher von Hand heruntergeladen, in eine Tabelle übertragen, als PDF gespeichert und ins Buchhaltungsportal hochgeladen – eine wiederkehrende Abfolge mit hohem Risiko für Tippfehler und übersehene Dokumente.
Heute übernimmt die Automatisierung den gesamten Ablauf. Zweimal pro Woche holt sie neue Rechnungen aus dem nationalen E-Rechnungssystem, berücksichtigt die hinterlegte Ausschlussliste, trägt jede relevante Rechnung in das monatliche Google Sheet ein und legt ein lesbares PDF im passenden Drive-Ordner ab.
Nach Monatsende übergibt ein zweiter Ablauf das geprüfte Sheet samt Ordner als komplettes Dokumentenpaket an das Buchhaltungsportal — inklusive der Kostenbelege, die das Team außerhalb des E-Rechnungssystems ergänzt hat.
Zwei Rhythmen, ein Prozess: ein zweimal wöchentlicher Sammellauf und eine monatliche Übergabe an die Buchhaltung. Im Hintergrund speichert PostgreSQL den Status jedes Dokuments.
Sammeln · Mi & Fr
E-Rechnungssystem
staatliche API · XML-Rechnungen
Ausschlussliste
ausgeschlossene Lieferanten (USt-IDs)
Google Sheets
Monatsregister, ein Tab pro Monat
PDF-Generator
XML → lesbare Rechnung
Google Drive
Monatsordner, Dateien nach LP benannt
Monatsabschluss
Google Sheets
Monatsregister, ein Tab pro Monat
Google Drive
Monatsordner, Dateien nach LP benannt
Buchhaltungsportal
Dokumenteneingang für die Buchhaltung
Buchhaltung
Bücher & Abrechnung
PostgreSQL
Status · Historie · Wiederaufnahmepunkte · gestrichelt = Statusverfolgung
Läuft mittwochs und freitags am Morgen
Läuft in der Nacht zum 1. des Folgemonats
Die Automatisierung rechnet damit, dass einzelne Systeme gelegentlich ausfallen – und verarbeitet solche Situationen kontrolliert und nachvollziehbar.
Jeder Lauf nutzt eine einzige Browsersitzung und eine einzige Anmeldung am Portal – das spart Zeit und reduziert mögliche Fehlerquellen.
Ein PostgreSQL-Lock verhindert, dass zwei Rechnungsprozesse gleichzeitig laufen.
Jedes Zielsystem hat seinen eigenen Status. Ein Drive-Fehler führt nie dazu, dass eine korrekte Sheet-Zeile doppelt geschrieben wird.
Bevor eine Datei oder ein Dokument angelegt wird, prüft die Automatisierung, ob es bereits existiert.
Abgeschlossene Vorgänge werden weder zurückgenommen noch wiederholt. Fehler bleiben in der Warteschlange und sind in Datenbank und Protokollen sichtbar.
Zugangsdaten, Firmenzertifikat und API-Tokens stehen nie im Code und erscheinen in keinem Bericht.
Technologie: Python · staatliche E-Rechnungs-API · Google Sheets & Drive API · Browser-Automatisierung · PostgreSQL
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