Od KSeF po Portal Dokumentów InsERT: faktury są pobierane, ewidencjonowane, zapisywane jako PDF i przekazywane do księgowości bez ręcznego przepisywania.
Wdrożenie dla firmy z branży ochrony zdrowia i handlu detalicznego w Polsce
Faktury kosztowe były wcześniej ręcznie pobierane, przepisywane do arkusza, zapisywane jako PDF i wgrywane do portalu księgowego — powtarzalny łańcuch pełen ryzyka literówek i pominiętych dokumentów.
Dziś cały ten proces obsługuje automatyzacja. Dwa razy w tygodniu pobiera nowe faktury z KSeF, pomija dostawców z listy wykluczeń, dopisuje każdą właściwą fakturę do miesięcznego arkusza Google i zapisuje czytelny PDF w odpowiednim folderze na Dysku.
Po zakończeniu miesiąca drugi przepływ wykorzystuje zweryfikowany arkusz i folder, aby przekazać komplet dokumentów do Portalu Dokumentów InsERT – razem z dokumentami kosztowymi dodanymi przez zespół poza KSeF.
Dwa rytmy, jeden proces: bieżące zbieranie dwa razy w tygodniu i miesięczne przekazanie do księgowości. W tle PostgreSQL przechowuje status każdego dokumentu.
Zbieranie · śr i pt
KSeF
API krajowego systemu · faktury XML
Ignorowane_firmy
lista NIP-ów poza kosztami
Google Sheets
miesięczna ewidencja, zakładka MM.RRRR
Generator PDF
XML → czytelna faktura
Dysk Google
folder miesięczny, pliki wg LP
Zamknięcie miesiąca
Google Sheets
miesięczna ewidencja, zakładka MM.RRRR
Dysk Google
folder miesięczny, pliki wg LP
Portal Dokumentów InsERT
przyjęcie dokumentów do księgowości
Księgowość
księgi i rozliczenia
PostgreSQL
statusy · historia · punkty wznowienia · linia przerywana = śledzenie statusów
Uruchamiany w środy i piątki rano
Uruchamiany w nocy 1. dnia kolejnego miesiąca
Automatyzacja zakłada, że pojedynczy system może czasem zawieść, dlatego obsługuje takie sytuacje w kontrolowany i przewidywalny sposób.
Każdy przebieg używa jednej sesji przeglądarki i jednego logowania do portalu — mniej czasu, mniej punktów awarii.
Blokada w PostgreSQL nie pozwala uruchomić dwóch procesów fakturowych jednocześnie.
Każdy system docelowy ma własny status. Błąd Dysku nigdy nie powoduje ponownego dopisania poprawnego wiersza w arkuszu.
Przed utworzeniem pliku lub dokumentu automatyzacja sprawdza, czy już nie istnieje.
Zakończone operacje nie są cofane ani powtarzane. Błędy czekają w kolejce i są widoczne w bazie oraz logach.
Dane dostępowe, certyfikat KSeF i tokeny Google nie są zapisywane w kodzie ani pokazywane w raportach.
Technologia: Python · API KSeF · Google Sheets i Drive API · automatyzacja przeglądarki · PostgreSQL
Faktury, zamówienia, obsługa nowych partnerów czy raporty – procesy oparte na regułach można niezawodnie automatyzować. Porozmawiajmy o Twoim procesie.
Porozmawiajmy o procesie